员工隐私声明

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最后更新日期:2019年10月24日

数据控制器:纽曼大学

纽曼大学有一个正当的理由来收集和处理有关其员工,以便它可以有效地控制和管理雇佣关系的个人数据。大学致力于成为透明的它是如何收集和使用数据,并满足其数据保护义务。

没有大学收集哪些信息?

大学收集和处理的一系列有关其雇员的信息。这包括以下信息:

  • 姓名,地址和联系方式,包括电子邮件地址和电话号码,出生日期和性别;
  • 就业条款和条件;
  • 的资格,技能,经验和工作经历,包括开始和结束日期,与以前的雇主和与大学细节;
  • 关于报酬,包括享有福利,如养老金信息;
  • 银行账户和社会保险号的详细信息;
  • 有关婚姻状况和紧急联系人信息;
  • 关于国籍和授权信息在英国工作;
  • 有关犯罪记录的信息(如适用);
  • 工作模式和工作考勤,包括灵活的工作员工请求的详情;
  • 假采取包括(但不限于)假期,病假,无偿休假和休假,生育/陪/采用/共享育儿假,依赖假,丧假,和的原因假所有周期的细节;
  • 在该员工曾参与任何正式或非正式的纪律或申诉程序,包括发出任何警告和相关信件的详细信息;
  • 员工绩效,包括评估,绩效评价和评分,缓刑审查评估;绩效改进计划和相关信件;
  • 有关医疗或健康状况,包括员工是否有该大学需要做出合理的调整残疾的信息;
  • 与员工的健康和工作安全的信息;
  • 平等机会监控信息,包括有关员工的人种信息,性取向,宗教或信仰。
  • 在使用电脑和其他电子设备的范围内提出的数字足迹数据用于工作目的,包括工作的软件和系统和互联网接入的访问。在可用的进一步信息 利用计算机和网络设备的一般条件, 信息安全策略自带设备(BYOD)政策.

大学可以收集多种方式这一信息。例如,数据可能通过施用形式,CVS被收集;从护照或其他身份证明文件,如驾驶执照获得;通过在或就业过程中开始的员工完成的表格;从员工的信件;或通过面谈,会议或其他评估。

在某些情况下,学校可能会收集有关其员工来自第三方,个人数据,例如由前雇主提供的信息,从就业背景检查供应商,信息从信贷资料服务机构和信息,在法律允许的犯罪记录检查引用。在必要时,该大学将寻求来自第三方的信息与相关员工(S)的事先同意。

数据将被存储在各种不同的地方,包括员工人事档案的,在大学的人力资源管理系统和其他IT系统(包括耶鲁大学的电子邮件系统)。

为什么大学处理个人数据?

大学需要处理个人数据,进入与员工的劳动合同,并履行其权利和履行员工雇佣合同的义务。例如,大学需要处理员工个人数据,以提供劳动合同,支付员工按照自己的劳动合同,管理的权利,如养老金或者使职业健康评估和支持。

在某些情况下,大学需要处理数据,以确保它与它的法定义务。例如,它需要检查员工的权利在英国工作,扣除税收,遵守健康和安全法规,并让员工放假期间到他们有权。

大学也有在和雇佣关系结束后,前处理个人数据,合法的权益。处理雇员数据允许大学:

  • 跑招聘和晋升的过程;
  • 保持准确和最新的就业记录和联系方式(包括谁在紧急的情况下,详细联系方式),以及员工合同和法定权利的记录;
  • 操作和保持纪律和申诉过程的记录,以确保在工作场所接受的行为;
  • 操作和保持员工的绩效及其相关过程的记录,来规划职业发展,并为继任规划和劳动力管理的目的;
  • 操作和保持的情况下,并没有管理程序的记录,允许有效的劳动力管理,确保员工收到的工资或其他福利他们有权;
  • 获得职业健康咨询,以确保大学与有关残障人士的职责的规定,履行其在健康和安全法规定的义务,并确保员工收到的工资或其他福利他们有权;
  • 操作并保持其他类型的假的记录(包括产假,陪产假,收养父母和共享育儿假),允许有效的劳动力管理,以确保大学与义务遵守有关休假权利,并确保员工收到的报酬,或者他们有权其他利益;
  • 确保有效的通用人力资源和企业管理;
  • 要求提供的现任或前任雇员参考;和
  • 应对和防范法律索赔。
  • 履行其法定报告义务,例如,HESA记录。
  • 生产为经营宗旨会议记录。
  • 为了使会议,活动和教学课程,雇员可能出席并参与音频或视频录像的目的包括:分钟服用,分享与邀请,但无法参加,持续专业发展的情况下,合理调整,为残疾人士符合平等法案2010,评估和审核,市场营销和历史存档。除非通过隐蔽记录政策特别授权的记录不会隐蔽。
  • 分析调查问卷的数据结果用于各种用途。当有人给予回应问卷的选项目的将予以说明。

个人数据,如有关健康或医疗状况的信息的一些特殊类别,进行处理,开展就业法律义务(如那些有关残疾员工)。在大学处理其他特殊类别的个人资料,如关于种族,性取向,宗教或信仰的信息,这是机会均等监控的目的。这所大学采用为这些目的的数据或匿名收集与员工的明示同意,可随时撤回。员工完全可以自由决定是否提供这样的数据,也没有不这样做的后果。

学校可以在校园内或在特定的事件,如颁奖典礼,招聘会,庆祝活动等,在其内部和外部的宣传材料或大学的档案材料使用委托摄影/录像。工作人员可能出现在所产生的图像,并将得到的图像可能被公开。

您的员工的照片将显示:

  • 你的员工ID卡
  • 大学电子邮件系统
  • 在纽曼网站上的人员目录
  • 在出版物,如,但不限于,教师通讯或员工的通讯,这可能是在Intranet和Internet访问。

它服务维护人员的退出名单不想大学电子邮件系统上显示他们的照片是谁。联系 support@newman.ac.uk 选择退出。

它服务维护人员的退出名单不希望上述将被显示在网站上的人员目录中的照片,并在出版物中谁也。联系 support@newman.ac.uk 选择退出。没有选择选择退出一个,但不是因为工作人员的目录是由该照片被用于访问在这些出版物的手段等。

相关工作人员的照片将显示为虚拟学习环境的Moodle和马哈拉化身。工作人员能够修改自己的头像。

谁有权访问雇员数据?

Employee information may be shared internally, including with members of the HR team, Learning & Development, Health & Safety, Payroll, employee line managers, managers in the business area in which employees work, University Management 和 specific IT staff but only if access to the data is necessary for performance of their roles. In certain departments, such as Catering, personal phone numbers will be shared within the team in order to facilitate shift rotas or for other similar purposes. Staff will be made aware if they are in a department that does this.

为了获得从其他雇主就业前的引用,获得第三方提供商的就业背景调查,并获得从信息披露和限制服务所需的犯罪记录检查与第三方大学股份的员工数据。

如有必要,与代表其处理数据,例如第三方的大学也将共享您的数据:

  • 在其法定报告义务,如对高等​​教育统计局(HESA)连接
  • ukri(例如作为裁判的一部分)
  • ukvi(在那里的情况下任何员工需要签证/赞助)
  • 为提供利益;
  • 提供职业卫生服务;和
  • 其他服务,包括但不限于图书馆系统供应商。

我们也分享你的个人信息,如果我们认为一个人的生命处于危险之中,否则我们相信我们是依法被迫。

我们必须共享的名字,与我们选择的银行服务提供商遵守反洗钱政策,大学理事会成员的出生和家庭住址的日期。此外,一些高校领域有个人联系信息部门员工的联系人名单,以促进这些工作人员的工作相关的目的,例如之间的接触对于短期通知转移掉期等工作人员在地方一级告知,如果这是在他们的部门的情况。他们应该与他们的直线经理说,如果他们不想提供该信息或者是列表的一部分。

如何在大学保护你的数据?

大学需要你的数据的安全性的重视。该大学已制定内部政策和控制,以尽量保证您的数据不会丢失,意外破坏,滥用或披露,除在履行职责的表现不访问由员工,例如,大学的信息安全策略,数据保护政策,自带设备政策,以及电子邮件程序有关的数据保护。在大学从事第三方处理代表其个人数据,他们的书面说明的基础上这么做,是保密的义务之下,有责任采取适当的技术措施,保证数据的安全性。个人信息的硬拷贝保存在电子存储安全存储和个人数据是我们安全的IT网络,其服务器位于欧盟境内上。

多久没有大学保持数据?

大学将召开员工的个人数据,他们的就业时间。对于详细的员工数据被雇用结束后举行的期限为6年,有限的就业数据被无限期保留历史的目的。

如果员工不提供个人资料,会发生什么?

员工可以根据其劳动合同提供的数据所大学的一些义务。尤其是,他们必须报告缺勤,并可能会被要求提供关于诚信的隐含有义务纪律处分或其他事项的信息。他们可能还需要提供数据学校为了锻炼自己的法定权利,如有关法定休假权利。未能提供该数据可能意味着,员工无法行使自己的法定权利。

某些信息,如联系方式,有权在英国和付款细节工作,必须提供以使进入大学雇佣合约雇员个人。如果员工不提供其他信息,这将阻碍大学的管理权利和因雇佣关系所产生的义务的能力。

自动化决策

雇佣决定并不仅仅在自动化决策依据。

员工权益

作为数据主体,员工个人有一些权利。他们能:

  • 访问并获取其上请求数据的副本;
  • 要求大学改变不正确或不完整的数据;
  • 所需要的大学删除或停止处理其数据,例如,其中数据是不再需要处理的目的;和
  • 反对他们的数据,其中该大学是依靠其合法权益作为处理的法律依据的处理;
  • 要求大学提供他们提供关于他们自己的合同履行的个人数据的便携副本。

如果您想行使任何这些权利,请通过以下联系方式联系该大学的数据保护官员:

通过电子邮件:          dpo@newman.ac.uk

通过电话:(0121)476 1181分机2500

邮寄:数据保护官员,纽曼大学,genners车道,巴特利绿色,伯明翰,B32 3NT

如果我们如何处理你的信息并不满足于我们要求您联系我们的数据保护官员来帮助你。然而,你还可以直接投诉到在信息专员的权利:

信息专员办公室,威克里夫房子,水车道,威尔姆斯洛柴郡SK9 5AF

有关信息专员的信息,请访问: //ico.org.uk/concerns/h和ling/

更改隐私声明

本隐私声明可能会不时进行更新,以时间,让你不妨在每次提交个人信息,到了大学时间来检查它。我们建议您经常检查本隐私权通知时间,以确保你了解你的数据将如何使用,并看到任何微小的更新。如果材料更改了隐私声明中所做,例如,我们希望如何使用您的个人资料,我们将提供更为明确的通知(例如电子邮件通知或隐私声明的变化对应)。

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